재외국민(통상 해외거주 영주권자를 의미함)과 외국인(국내외에 거주하는 외국인 또는 외국에 귀화한 해외동포)들(이하’외국인등’으로 통칭합니다)의 국내 소재 부동산에 관한 매매, 증여, 상속, 전세(임대차) 등을 원인으로 한 등기업무가 자주 발생하고 있습니다. 등기에 필요한 서류는 기본적으로 내국인과 같지만 날인(인감증명)과 주민등록이 없는 외국인등의 경우 당사자를 특정하고, 그 원인서류가 진정한 의사 인지를 확인하는 방식에 세심한 검토가 필요하므로 이를 정리해 보겠습니다.
1. 공증 방식(공통)
가. 매매계약서, 상속의 협의분할서 등 등기원인서류는 인감증명서가 없는 재외국민이나 외국인의 경우 공증의 방식이 가장 간이한 방식입니다. 외국인 등 해외 거주자가 여러 명인 경우 국내에 있는 사람을 대리인으로 지정하여 위임장을 공증 받아 처리하는 것도 편리한 방안입니다. 날인제도가 없는 나라가 많으므로 등기원인서류에 서명하는 방식이 편리합니다. 서명은 국내의 경우 서명인증서로, 해외의 경우 서명 공증을 받아 확인할 수 있습니다.
나. 공증은 매매계약서나 협의분할서 등 원인서류 그 자체에 공증받아야 하고, 별도로 서명확인서 등을 작성하여 서명한 후 공증 받은 방식은 등기원인서류로 인정되지 않을 수 있습니다.
다. 재외국민의 공증은 해당 국가에 주재하고 있는 대한민국 (공증담당)영사의 확인을 받거나(캐나다, 중국, 싱가포르, 대만, 말레이시아 등) 외국의 공문서, 외국 공증인이 공증한 문서에는 아포스티유(Apostille[1])를 받으면(미국, 영국, 홍콩, 일본, 호주, 뉴질랜드, 러시아 등) 됩니다.
2. 재외국민의 등기 준비서류
우선 등기원인 서류 중 필요서류가 가장 많은 상속관계 등기에 필요한 서류를 정리하고, 상속 아닌 매매, 증여 등의 부분은 상속관련 서류 중 불 필요 서류만 제외하면 됩니다.
가. 준비서류
①목적물 자료,
주택(토지건물)등기부등본, 토지, 건물대장
②망인자료
(1)제적등본, (2) 주민등록등본, (3) 신분증명서(기본증명서, 가족관계증명서, 혼인관계증명서, 입양관계증명서, 친양자증명서)전부, (4) 사망진단서
③상속인 자료
(1)기본증명서, 가족관계증명서, (2) 주민등록등본, (3) 인감증명서
④ 미국시민권자 – 서명인증서[(1)동일인증명서(Verification of Identity) 또는 여권사본, (2)미시민권자 위임장(Power of Attorney), (3)Apostille, (4)미시민권자 서명인증서(Affidavit of Signature), (5)미시민권자 거주증명서(Proof of Residency)] + 공증(NOTARY)
나. 등기원인서류의 진정성
상속에서 법정지분대로 상속 등기하는 경우에는 협의분할서는 작성하지 않고, 가족관계등록부 등으로 상속관계인 사실만 밝히고, 상속인 중 1인이 바로 등기할 수 있습니다.
법정지분과 달리 협의분할에 의할 경우(협의분할 시 양도 및 증여세와 상속세 대신변제 등을 할 수 있는 세무상 이익이 있는데, 이 부분은 이미 법률정보를 밝힌 바 있습니다)는 협의분할서를 작성해야 등기할 수 있습니다. 작성방법은 다음 두 가지 방식이 모두 가능합니다. 이러한 서류작성방식은 상속 이외 다른 등기원인서류도 동일합니다.
① 상속재산협의분할서에 인감도장을 찍고 인감증명서 첨부
② 협의분할서에 서명하고 재외공관의 공증
여기서 재외국민이 대리인을 선임하여 협의분할서를 작성하는 경우 위임장을 제출해야 하는데, 그 위임장은 서명하고 재외공관의 공증을 받으면 인감증명서를 제출할 필요는 없지만 재외국민등록부등본을 제출해야 됩니다.
다. 주민등록등본•초본을 대신하는 서류
재외국민은 주소를 증명하는 정보로서 주민등록등•초본을 갈음하여 다음 중 한 가지 서류로 제출할 수 있습니다. 재외국민도 「주민등록법」에 따라 주민등록 신고를 한 경우에는 주민등록표 등본•초본을 발급받을 수 있습니다.
①재외국민등록부등본 – 상속재산 협의분할서의 작성을 위임한 경우에는 재외국민등록부등본이 제출되어야만 합니다.
②주소증명제도가 있는 외국에 체류하는 경우에는 체류국 관공서에 발행한 주소증명정보(예: 일본국의 주민표, 스페인왕궁의 주민등록증명서)
③체류국 공증인이 주소를 공증한 서면
라. 부동산등기용 등록번호 증명서
주민등록번호를 부여 받은 적이 없는 재외국민은 서울중앙지방법원 등기국에서 부동산등기용등록번호를 부여 받고 그 증명서를 제출해야 합니다. 이는 거소신고번호로 대신할 수 없습니다.
3. 외국인의 상속등기 준비서류
가. 준비서류
재외국민의 경우와 유사하고 공증방식과 주소 및 당사자를 특정하는 방식만 다릅니다
나. 원인서류의 진정성 입증
외국인은 아래 두 가지 방식 중 한가지로 협의분할서를 작성할 수 있습니다.
① 상속재산협의분할서에 인감도장[2]을 찍고 인감증명서 첨부.
②인감증명서를 발급받을 수 없는 외국인은 협의분할에 관한 본국 관공서의 증명이나 본국 또는 대한민국 공증인의 인증(재외공관의 인증 포함).
다. 주민등록등본•초본을 대신하는 서류
외국인은 주소를 증명하는 정보는 다음 중 한 가지를 제출하면 됩니다.
①「출입국관리법」에 따라 외국인등록을 한 경우에는 외국인등록 사실증명 -> 출입국관리법 제88조의2
②「재외동포의 출입국과 법적 지위에 관한 법률」에 따라 국내거소신고를 한 외국국적동포의 경우에는 국내거소신고 사실증명
③본국에 주소증명제도가 있는 외국인(예: 일본, 독일, 프랑스, 대만, 스페인)은 본국 관공서에서 발행한 주소증명정보
④본국에 주소증명제도가 없는 외국인(예: 미국, 영국)은 본국 공증인이 주소를 공증한 서면. 다만, 다음 각목의 어느 하나에 해당하는 방법으로써 이를 갈음할 수 있습니다.
⒜주소가 기재되어 있는 신분증의 원본과 원본과 동일하다는 뜻을 기재한 사본을 함께 등기소에 제출하여 사본이 원본과 동일함을 확인받고 원본을 환부받는 방법. 이 경우 등기관은 사본에 원본 환부의 뜻을 적고 기명날인하여야 함.
⒝주소가 기재되어 있는 신분증의 사본에 원본과 동일함을 확인하였다는 본국 또는 대한민국 공증이나 본국 관공서의 증명을 받고 이를 제출하는 방법
⒞본국의 공공기관 등에서 발행한 증명서 기타 신뢰할 만한 자료를 제출하는 방법(예: 주한미군에서 발행한 거주사실증명서, 러시아의 주택협동조합에서 발행한 주소증명서)
⑤외국인이 본국을 떠나 대한민국이 아닌 제3국에 체류하는 경우
⒜ 체류국에 주소증명제도가 있다면 체류국 관공서에서 발행한 주소증명정보를 제공할 수 있습니다.
⒝ 체류국에 주소증명제도가 없다면 체류국의 공증인이 주소를 공증한 서면을 제공할 수 있습니다. 이 경우에는 해당 국가에서의 체류자격을 증명하는 정보(예: 영주권확인증명, 장기체류 비자증명)를 함께 제공해야 됩니다.
다. 부동산등기용 등록번호 증명서
외국인은 서울출입국•외국인관서의 장으로부터 부동산등기용등본번호를 부여 받고 그 증명서를 제출해야 됩니다.
아래의 경우에는 별도로 부동산등기용등록번호 증명서를 부여 받지 않습니다.
⒜「출입국 관리법」에 따라 체류지를 관할하는 지방출입국•외국인관서의 장으로부터 외국인등록번호를 부여 받고 외국인등록사실증명서를 제출하는 경우
⒝「재외동포의 출입국과 법적 지위에 관한 법률」에 따라 거소를 관할하는 지방출입국 등에서 외국국적동포에게 부여한 국내거소신고번호를 부여 받고 국내거소신고사실증명서를 제출하는 경우
⒞외국인이 행방불명인 경우는 등기선례를 참작하여야 하므로 변호사와 상의하시기 바랍니다.
라. 동일인 증명서
외국국적 취득으로 성명이 변경된 경우에는 동일인 증명서를 작성하여 서명한 후 본국 관공서의 증명이나 본국 또는 대한민국 공증인의 인증(대한민국 재외공관의 인증을 포함)을 받아야 합니다.
이상 재외국민 등이 국내 부동산에 관하여 등기할 경우 필요서류를 나열하였으므로 업무에 참조하시고, 필요한 경우 상담하시기 바랍니다.
[1] 아포스티유협약 가입국 들의 경우, 자국의 해외공관이 현지에서 발행한 문서에 대하여 추가적인 본국 확인 없이 직접 공문서로 사용할 수 있도록 인정하는 제도로, 외국 공문서에 대한 인증요구 폐지 협약에 가입한 사실을 확인하는 것임
[2] 외국인이 인감증명서를 발급받을 수 있는 경우
- 「출입국관리법」에 따라 외국인등록을 한 경우
- 「재외동포의 출입국과 법적 지위에 관한 법률」에 따라 국내거소신고를 한 경우
- 본국에 인감증명제도가 있는 경우(예: 일본, 대만)
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